En edes halua tietää, kuinka paljon aikaa päivässä kuluu sähköpostien kirjoittamiseen. Joskus tuntuu, että lapset saavat joka ilta saman vastauksen kysymykseen, mitä teit tänään töissä. Vastaan, että kirjoitin sähköpostia.

Sähköpostien maailmaa työelämässä hallitsevat kirjoittamattomat säännöt, joiden mukaan postien tulee olla ennen kaikkea asiallisia. Tekstit sisältävät automaattisia osioita, niissä käsitellään asiapitoisia aiheita mahdollisimman neutraalilla tavalla. Toki pyritään kirjoittamaan kaikki myös kieliopillisesti oikein. Tuloksena on nuivaa ja kuivaa sähköistä viestintää.

Kävin kuuntelemassa Sanna Wikströmin esityksen tiedostavasta kirjoittamisesta, mikä herätti ajatukseni hoitaa tämä(kin) asia toisin. Mitä, jos kaikki sähköpostit olisivat merkityksellisiä ja tiedostetusti kirjoitettuja? Mitä se tarkoittaisi käytännössä ja mitä hyötyä siitä voisi yritykselle olla?

Sannan upeasta esityksestä oppimani ja kuulemani perusteella vedin yhteen pienen mielikuvaharjoituksen. Kuvittele nyt kirjoittavasi asiakkaallesi ja lue läpi seuraavat vaiheet:

1. Keskittyminen. Varaa aikaa kaikelle kirjoittamiselle aivan kuten varaisit asiakastapaamiseenkin. Sulje puhelin ja ovi. Mitä tuoreempi kontakti, sen enemmän kirjoittaminen vaatii keskittymistä.
2. Alku ja loppu. Aloita ja lopeta jokainen viesti positiivisilla sanoilla. Näin saat viritettyä vastaanottajan myönteisyyden tilaan, vaikkei asia sitä aina olisikaan.
3. Ystävällisyys. Kirjoita kuten kirjoittaisit ystävällesi. Vältä ammattijargonia ja yrityskieltä.
4. Inhimillisyys. Kirjoita ihmiselle, älä tittelille, työnkuvalle, “ärsyttävälle asiakkaalle” (meillä ei tietenkään sellaisia ole) tai yritykselle. Kirjoita rehellisesti ja myönnä virheesi. Pyydä aidosti anteeksi ja ole aidosti kiitollinen.
5. Kiinnostus. Ole kiinnostunut ihmisestä. Kysy kysymyksiä, joihin tiedät vastaanottajan mielellään vastaavan. Kysy kuulumisia ja osoita, että olet myös lukenut vastauksen. Etsi johtolankoja vastaanottajan kiinnostuksen kohteista ja nosta ne osaksi viestiä.
6. Riko kaavoja. Erottuaksesi vastaanottajan sadoista päivittäin saamista viesteistä riko totuttuja kirjoittamisen kaavoja. Erotu eduksesi: ole henkilökohtainen automaattisen sijaan, positiivinen nuivan sijaan ja luo fiilistä.
7. Innostus. Kirjoittaminen on hidasta kommunikaatiota, jossa voi kirjoittaa, poistaa, viilata ja muokata. Innostu, fiilistele ja heittäydy. Jos olet niin innoissasi, että palat halusta hypätä pöydälle, kerro se viestin vastaanottajalle!
8. Kärsivällisyys. Älä lamaannu, vaikka vastaanottajat eivät lähde fiilistelyyn heti mukaan. Herätät varmasti tunteita, vaikka sitä ei kommunikoitaisi sinulle takaisin.

Mitä mieltä olette? Onko asiallisuus ja ammatillisuus kaiken a ja o? Onko näin suuri kulttuurinen muutos mahdollinen ja olisiko tiedostava kirjoittaminen yritysten seuraava kilpailuvaltti? Uskallatko kokeilla?