Juhlajuonia osa 2: Kutsu

Asia, jonka kanssa juhlien järjestämisessä tulee aina kiire on kutsut. 30-vuotisjuhlammekaan ei tehnyt tässä poikkeusta.

Kutsujen suunnittelu olevinaan aloitettiin hyvissä ajoin. Tehtävää lähti ratkaisemaan uuden mainostoistomme Design Kuminan Anu. Ennen varsinaisten kutsujen lähettämistä kaikille kutsuvieraille lähetettiin sähköpostilla ennakkokutsu, jossa pyydettiin varaamaan juhlapäivä kalenteriin.

Ennakkokutsu

Koska juhlien teemaksi valikoitui musiikki ja erityisesti kitarat, oli siitä helppo ponnistaa ideointitasolle. Jotain musiikkiin liittyvää siis. Jotain, joka olisi helposti postitettavissa eli kätevän kokoinen. Ei tavallisen A4-kutsun näköinen eikä muotoinen. Ding! Lamppu syttyi: CD-levy.

Kutsun CD-kotelo

Kutsun kotelo tehtiin CD-levykotelon kokoiseksi ja näköiseksi. Kun paketin avasi, sisältä löytyi CD-levyn näköinen juhlaohjelma, jossa ohjelmanumerot olivat “biisejä”. Lisäksi lähetys sisälsi keikkalipun, jossa oli repäistävä osa sisäänpääsyä varten. Ja ne kitarat: pakettiin kuului juhlalogollamme varustettu plektra, jolla pääsi jo etukäteen soittelemaan ilmakitaraa tai tavallista ihan oman mieltymyksen mukaan. Kotelon päälle painettiin magea kitaran silhuetti ja väriksi valittiin normivalkoisista kirjekuorista mahdollisimman paljon poikkeava rokkaava musta. Supernopean painotyön meille teki ja toimitti N-Paino ja kutsut saatiin maailmalle.

Kutsun sisältö: levy, keikkalippu ja plektra

Pari päivää ennen viimeistä ilmoittautumispäivää katselimme ilmoittautuneiden listaa. Yli kahdestasadasta vieraasta yhdeksän oli ilmoittanut. Jos en ollut siihen mennessä nukkunut öitäni hyvin, en varmasti nukkunut silloinkaan. Sähköpostimuistutus lähti saman tien kaikille kutsutuille. Takaisinpäin alkoi tulla sellaisia viestejä kuin: “Vahvistan vielä ilmoittautumiseni juhliin. Olettehan saanut viestin, jonka lähetin kaksi päivää sitten?”

Tässä vaiheessa alkoi kylmä hiki hiipiä selkään. Jos juhliin oli ilmoittauduttu, mikseivät viestit olleet tulleet perille? Kutsussa olimme ohjeistaneet ilmoittautumaan yleiseen sähköpostiimme ferroplan@ferroplan.fi.

Kun tarkastimme sähköpostin roskapostia myöten, sai paniikki ihan uuden ulottuvuuden. Viestejä ei löytynyt. Juuri kun olin pukemassa takkia ylleni lähteäkseni kotiin loppuviikoksi itkemään, selvisi, että kyseistä sähköpostia ei ollut päivityksen yhteydessä laitettu ajan tasalle ja siksi postit eivät näkyneet laatikossa. Pienen kaivelun jälkeen viestit löytyivät. Konkreettisesti tunsin, kuinka elämäni lyheni taas parilla päivällä silkan verenpaineen nousun takia.

Eikä siinä vielä kaikki. Tein mokan ja jätin kutsusta pois pukukoodin. Koska aloin saada asiasta kyselyjä, päätin hyödyntää unohdukseni. Viimeisenä ilmoittautumispäivänä lähetin vielä kerran sähköpostia kaikille vieraille otsikolla: “Kuinka pukeutua treffeille kuuman kolmekymppisen kanssa?” Viestin sisällössä kerrottiin pukukoodi, (joka oli smart casual), sekä muistutettiin ilmoittautumaan. Paluupostina tulvi huumorintäyteisiä ilmoittautumisia.

Näin saimme suurimman osan porukasta kokoon, mutta aivan älyttömän työn tekivät vielä sihteerimme ja myyjämme, jotka soittelivat läpi kymmeniä asiakkaita. Lopulta kasassa oli pari sataa henkeä mukaan luettuina oma porukka sekä SIA Ferroplanin eli Latvian yksikkömme ja Vietnamista saapunut vientijohtajamme.

Kutsurumba kokonaisuutena näyttelee merkittävintä osaa juhlissa, koska ilman vieraita juhlat eivät ole juhlat. Yksin en olisi tätä tanssia läpi pystynyt viemään, joten suuri kiitos kaikille, jotka pyörittivät kuvion läpi!

Mitäs mieltä olette kutsusta, houkuttelisiko sinut mukaan rokkaamaan?

Kategoria(t): Ei kategoriaa Avainsana(t): . Lisää kestolinkki kirjanmerkkeihisi.

13 vastausta artikkeliin Juhlajuonia osa 2: Kutsu

  1. Lasse sanoo:

    No Hu Hu, nyt vasta katsoin videon ja samalla tämän kutsun. Ei voi kuin ihailla miten asiat sopivat yhteen. Aivan UPEAA!!
    Jäädään odottelemaan mitä seuraavaksi 😉

    • Minna Patosalmi sanoo:

      Hurraa, suuret kiitokset! 🙂 Ilokseni voin sanoa, että nämä ovat vasta alkulämmittelyä eli aivan mielettömästi hienoja elementtejä on vielä tulossa. Pelkästään somistuksessa kukat, koristeet, sisäänkäynti, esiintymislava, valaistus, opastekyltit… Sitten ruokailu, juomat, esiintyjät, lahjat.. Niin paljon mahtavia juttuja vielä tulossa! Ja sen huomasin: yksityiskohdat tekevät juhlan. Niistä saimme eniten kiitosta.

      • Mimosa sanoo:

        Teistä voi ottaa kuka tahansa juhlien järjestäjä ottaa mallia! Jos koskaan mietit uran vaihdosta, on selvää missä olisit ässä 😉

        • Minna Patosalmi sanoo:

          Oi, mikä kaunis kohteliaisuus, kiitos! 🙂 Kunpa voisikin vaan järkkäillä juhlia, mutta mutta… 😉

  2. Wille sanoo:

    Peukku! Hyvät ideat syntyvät yleensä viime hetkellä, onneksi löytyy joustavat alihankkijat toteuttamaan ne.

    • Minna Patosalmi sanoo:

      Jep! Mottoni on: “Ilman viime hetkeä mitään ei tulisi tehdyksi.” 🙂

      Toimittajat ovat jo tottuneet projekteihin, joiden piti olla valmiita eilen. Onneksi löytyy joustavia ja osaavia tyyppejä!

  3. Tepa sanoo:

    Aina kun laittaa sähköposti- tai webbiosotteita massapostitukseen, on syytä kokeilla toimivuus etukäteen “oman verkon” ulkopuolelta 🙂

    • Minna Patosalmi sanoo:

      Kyllä! Se on hyvä neuvo. Tällä kertaa ongelmat eivät olleet niinkään verkossa kuin penkin ja näppiksen välissä… 😉

  4. Sari sanoo:

    Kutsu on aivan huikea! Hyvä idea! Tarinasi taas mitä suurimmassa määrin juuri sitä mitä isojen häppeninkien järjestäminen on; sydämentykytystä ja unettomia öitä 😉 Hyvä Minna ja tiiminsä.

    • Minna Patosalmi sanoo:

      Hi hii, paljon kiitoksia kehuista! 🙂 Ja kyllä vaan, useampi yö meni valvoessa ja miettiessä, mitä on unohtunut tehdä. Mahtava lopputulos sitten pois pyyhki kaiken tuskan, joka suunnittelun ja toteutuksen aikana koettiin.

  5. Päivitysilmoitus: Juhlajuonia osa 3: The Party | Ferroplan Blogi

  6. Mimosa sanoo:

    Todellakin olisin tullut, varsinkin jos sellaisen sähköpostin olisi saanut! 😉

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *