Tarvitseeko käyttää sähköpostia, jos ei tahdo? Pitääkö kokouksissa töröttää, jos ei pysty? Tiesitkö että kokouksissa tai sähköposteja kahlatessa voi myös joskus tuhlata aikaa? Kannattaako kävellä työkaverin luo kysymään?

Tässä Forbesin listaamia käteviä sääntöä, joiden avulla on helppo päättää, hoituuko asia sähköpostilla, vai pitäisikö kutsua kokous kasaan, tai jutella kasvotusten.

• Tunteet. Kun aihe on latautunut, sähköposti tai viesti ei ole paras viestintäväline. Sähköpostin sävy on helppoa tulkita väärin, ihmiset reagoivat liian tunteella, ja oletamme toisesta osapuolesta kenties vääriä asioita. Voi olla viisaampaa soittaa puhelu, tai keskustella kasvotusten (no nykyään myös Teams) tietyistä aiheista.
• Tarkoitus. Ennen kuin kutsut kokouksen kasaan, kysy itseltäsi, muuttuuko mikään kokouksen seurauksena? Jos vastaus on “no ihmiset saavat tietoa”, niin tavoitteesi on todennäköisesti yksipuolinen tiedottaminen. Siinä tapauksessa on viisainta lähettää sähköpostia: tämä säästää kaikkien kallisarvoista aikaa. Jos vastaus on sen sijaan “täytyy ratkaista ongelma tai kehittää toimintaa”, kokouksen järjestäminen on todennäköisesti hyvä ajatus, koska monimutkaisten haasteiden ratkominen sähköpostilla on mahdotonta tervanjuontia kaikille osapuolille.
• Monimutkaisuus. Usein ihminen silmäilee sähköpostinsa nopeasti läpi – yksityiskohdat jäävät ehkä huomaamatta, ja vastauskin voi sitten olla vähän sinnepäin. Mitä monimutkaisempi aihe on, sitä hankalampaa sitä on pallotella ​​sähköpostitse. Jos huomaat että asian selittäminen sähköpostilla vaatii kolme pitkää kappaletta tai vastaanottajia on enemmän kuin pari, on todennäköistä, että kokous olisi nopeampi ja parempi tapa edistää asiaa. Äskettäin tehty tutkimus viittaa siihen, että itsenäisen pohtimisen ja tapaamisen yhdistelmä on paras tapa ratkaista monimutkaisia ​​kysymyksiä.