Näin syntyy vaikuttava presentaatio McKinseyn tavalla

turned on LED projector on table

Helsingin Sanomat tarjoilee 11 presentaatiovinkkiä. Hanieh Taipalus työskentelee konsulttitoimisto McKinseyllä. Iso osa hänen työtään on tehdä esityksiä, joiden tarkoitus on vakuuttaa kuulijat. Mitä hyvä esitys sisältää? Keräät dataa, analysoit sitä ja esität kuulijoille suosituksia päätöksenteon tueksi. Tässä vinkit.

Kirkasta ongelma

Ennen esityksen tekemistä kannattaa miettiä hetki: mikä oli se ongelma, joka esityksessä yritetään ratkaista? Jos se ei ole täysin kirkas, hyvää esitystä tuskin saadaan aikaan. Kaikkein tärkeintä on, että pääongelman ja siitä tehdyn johtopäätöksen kertoo selkeästi.

Kirjoita juoni

Juoni on esityksen kulku: kuvaa ongelma, mahdollinen ratkaisu, ja mitä tehdään seuraavaksi. Juoniluonnosta on helppoa kehittää vielä eteenpäin. Jos tarinan kulun auki kirjoittamisen jättää väliin, kaikki sen jälkeen muuttuu pidemmäksi ja vaikeammaksi.

Tee esityksestä pyramidi tai polku

Pyramidimalli on tapa, jossa kerrotaan ensin johtopäätökset ja ratkaisuehdotus, eli edetään ylhäältä alas. Aluksi kerrotaan johtava väite. Se vastaa kysymykseen siitä, mitä oikein pitäisi tehdä. Sen jälkeen pääväitettä tuetaan lisäargumenteilla.

Aina ei kannata kuitenkaan mennä esityksessä heti johtopäätöksiin. Rakenna esitys silloin niin, että otat kuulijan mukaan. Tärkeää on, että menet läpinäkyvästi läpi koko ajattelupolun, jonka olet itsekin kulkenut. Lopulta kyse on kerronnasta. Johtopäätökset syntyvät suuresta määrästä kerättyä dataa ja markkinoiden trendejä, ja se pitäisi jäsentää selkeäksi tarinaksi – joka tällä kertaa satutaan kertomaan ehkä PowerPointeilla.

Opiskele yleisösi

Vaikka esitys olisi kuinka hyvä tahansa, sen voi aina pilata sillä, ettei ole opiskellut kuulijoitaan etukäteen. Mieti viestisi kohdistamista jo etukäteen: ketkä ovat itsellesi tärkeitä ryhmiä ja ihmisiä.

Puhu ihmiselle, älä yleisölle

Älä katsele ympäriinsä, vaan valitse aina yksi ihminen, jolle sanot yhden lauseen tai asian. Kuulijat pitivät esitystä vaikuttavana.

Pidä taukoja

Monelta unohtuvat tauot, joko innostuksen tai hermostuksen takia. Esitystä pitäessään unohtaa helposti, että muille asia voi olla hyvinkin uusi.  Suomessa siedetään pitkiä hiljaisuuksia. Ei hiljaisuus välttämättä tarkoita, etteivät kuulijat pitäisi esityksestä. He saattavat pohtia asiaa.

Vaikuta inhimilliseltä, älä fiksulta

Miten esiintyessään oppii kuulostamaan fiksulta? Faktat auttavat olemaan fiksu. Jos presentaatio on täynnä raskasta dataa, kannattaa keskittyä yksinkertaiseen puheeseen ja ymmärrettävyyteen.

Anna kuulijoiden ratkaista

Usein esityksen aikana voi joutua vastaamaan kysymyksiin, joihin ei välttämättä osaa suoraan vastata. Se ei ole vaarallista. Asia on hallittava, mutta ei se tarkoita, että jokaiseen asiaan olisi vastaus. Sen sijaan voi kuulijat ottaa mukaan: voi kysyä, olisiko jollain muulla näkemystä asiaan.

Kerro seuraukset ihmisille

Seuraukset on muistettava viedä ihmisen tasolle. Jos puhuu vain isosta kuvasta, voi vaikuttaa siltä, ettei ymmärrä ihmisten tai yritysten arkea. Kuulijoissa voi olla toimitusjohtajaa, tuotantojohtajaa ja talousjohtajaa. Yksi ajattelee yrityksen visiota, yksi idean viemistä läpi käytännössä, kolmas rahaa. Kuulijoiden joukossa on monia näkökulmia.

Pyydä palautetta

Jos haluaa kehittyä esiintyjänä, on kehitettävä myös oman yrityksensä tai yhteisönsä palautekulttuuria. Pyydä palautetta jatkuvasti. Pyydä sitä kollegoilta ja ihmisiltä, joille esiinnyt. Palautteessa ei kannata tyytyä tsemppipeukkuun. Kuulijaa tai kollegaa voi pyytää kiinnittämään huomiota vaikka johonkin tiettyyn yksityiskohtaan

Tee jälkityöt

Esitys ei lopu viimeisen kalvon jälkeen. Onnistumisessa on kyse siitä, miten esitys motivoi muutosta. Esimerkiksi taitava myyjä ottaa yhteyttä kuulijoihin parin päivän päästä ja kysyy, miltä tuntuu: oliko riittävän selkeää, jäikö kysymyksiä? Oliko joku eri mieltä? Ratkaisiko esitys ongelman?

Kategoria(t): Ei kategoriaa Avainsana(t): , , . Lisää kestolinkki kirjanmerkkeihisi.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *