Kuvittele istuvasi aamulla työpöytäsi ääressä. Vaikka vähän vielä silmiä painaa, ajatus on kuitenkin viimeistään toisen kahvikupillisen jälkeen melko selkeä. Avaat ensimmäisenä työtehtävänäsi sähköpostin, jonka läpikäyminen vastauksineen vie helposti aamusta tunnin pari. Siinä lomassa muutama kollega on käynyt kysymässä paria asiaa, puhelin on soinut kymmenen kertaa ja ajatus on katkennut sata kertaa. Yhtäkkiä on lounasaika ja oikeastaan mitään näkyvää työtehtävää ei ole saatu valmiiksi. Paitsi puoliksi perattu sähköposti. Iltapäivällä pakolliset työtehtävät runnotaan valmiiksi ei enää niin tuoreilla aivoilla.

Nykyaikana edellämainittua työnteon tyyliä voisi kutsua hienosti multitaskingiksi eli monen asian tekemiseksi yhtä aikaa, mutta let’s face it: ei tuosta tosiasiassa ole mitään hyötyä ja tehokkuus siitä ainakin on kaukana. Mitä voitaisiin tehdä toisin, että ajankäyttö olisi oikeasti tuloksellista ja tärkeät tehtävät tulisi tehtyä mahdollisimman hyvin?

On porauduttava aivojen maailmaan. Neurotieteen tohtorin David Rockin mukaan kannattaa keskittyä yhteen asiaan kerrallaan, jos lopputuloksella on mitään väliä. Lisäksi kalliit aamuhetket pitäisi säästää johonkin muuhun kuin sähköpostin läpikäymiseen. Aamulla aivojen energiavarastot ovat täynnä eli ne kannattaa käyttää johonkin vaativaan tehtävään kuten fiksun työlistan tekoon ja töiden priorisoimiseen.

Ongelmia pitää kuitenkin ratkaista pitkin päivää ja myös tähän löytyy aivojen saloista ratkaisu. Rock kertoo blogikirjoituksessaan Stop Trying to Solve Problems eräästä tutkimuksesta, jossa kolme ryhmää ihmisiä joutuivat ostamaan kuvitellut auton, joka piti kasata mahdollisimman optimaalisesti lukuisten erilaisten vaatimusten ja tarpeiden mukaan. Ensimmäisen ryhmän piti tehdä päätökset heti. Lopputulos ei ollut erityisen hyvä. Toiselle ryhmälle annettiin aikaa ratkaista ongelma ilman keskeytyksiä. Heidän valintansa eivät olleet paljon parempia. Kolmannelle ryhmälle esiteltiin ongelma ja heti perään toinen tehtävä, joka piti heidät tietoisesti, mutta kevyesti työn touhussa. Tämä ei kuitenkaan estänyt aivojen tiedostamatonta työskentelyä alkuperäisen haasteen kanssa. Kolmas ryhmä ratkaisi ongelman merkittävästi paremmin kuin kaksi ensimmäistä.

Ihmiset, jotka keskeytettiin pärjäsivät paremmin ongelmanratkaisussa kuin ne, joita ei häiritty lainkaan. Rockin mukaan tämä ei ole yllätys: tiedostamattomat ongelmanratkaisun resurssit aivoissa ovat paljon suuremmat kuin tiedostetut. Yllättävää on se, kuinka nopeasti keino toimi – kolmatta ryhmää häirittiin vain muutaman minuutin ajan. Tämä on helppo ja nopea keino kenen tahansa ottaa käyttöön omassa työssään. Mitä pahemmin homma kaatuu päälle, sitä varmemmin aivot tarvitsevat muutaman minuutin häiriön eli aikaa ratkaista ongelma tiedostamattomasti. Kun ongelman jättää hetkeksi hautumaan ja palaa siihen kohta takaisin, saa tuoreen näkökulman, jota väkisin puristamalla ei olisi koskaan saavutettu.

Mistä on tuloksellinen työpäivä tehty? Tärkeät asiat aamulla, sähköpostin purku iltapäivällä ja sopivassa määrin aktivoivia häiriöitä ongelmanratkaisuun. Kuulostaa yksinkertaiselta, mutta voi olla yllättävän haasteellista. Lienee kuitenkin kokeilemisen arvoista vai mitä?

Lähteet: David Rock: Stop Trying to Solve Problems, Three Ways to Think Deeply at Work. Juttuidea: Olivia 11/12: Hukutko turhiin viesteihin?

P.S. Kävin juomassa kupin kahvia kesken pitkän ja vaikean lauseen kirjoittamisen ja takaisin tullessa ratkaisu syntyi vähän kuin itsestään.