Työterveyslaitoksen tutkimus ajanhallinnasta kertoo seuraavaa:

• 90% asiantuntijoista on työaikana jatkuvasti tavoitettavissa.
• 81% meistä pyrkii reagoimaan sähköposteihin välittömästi.
• 78% meistä kohtaa työssä yllätyksiä ja ennakoimattomia tehtäviä.
• 55% meistä joutuu usein muuttamaan suunnitelmaa.

Ovatko keskeytykset haitaksi kaikille? No se vähän riippuu. Työntekijöillä voi olla hyvin erilaiset valmiudet sietää keskeytyksiä. Esimerkiksi työntekijän tietotekninen osaaminen vaikuttaa siihen, kuinka paljon keskeytykset hidastavat hänen työtään. Toiset nauttivat kiihkeätempoisesta ja sirpaleisesta työstä, mutta jotkut kaipaavat enemmän rauhaa. Meillä on siis erilaisia työskentelytapoja.

Asiantuntijan huomiosta kilpailevat sähköpostit, puhelin ja mikä tahansa yllättävä asia. Tämä on haastavaa, sillä aivot innostuvat uutuuksista: huomio kääntyy helposti sähköpostin kilahdukseen tai puhelimen näytölle ilmestyvään ilmoituskilkatukseen. On osoitettu, että esimerkiksi tietoisuus avaamattomasta sähköpostista heikentää ongelmanratkaisukykyä. Meidän on myös joskus vaikeaa erottaa turhat asiat tärkeästä, ja tämä prosessointi myös väsyttää.

Keskeytämme usein myös itse itsemme. Sisäisestä keskeytyksestä on kyse, kun tietty tärkeä työtehtävä vaatii huomiotamme ja olosuhteet ovat täydelliset sen tekemiseen, mutta ajaudumme tekemään jotain aivan muuta. Esimerkiksi mielessä olevat työ- tai kotiasiat johtavat helposti sisäisiin keskeytyksiin. Aina keskeytykset eivät ole huono asia: joskus keskeytys tuo aidosti arvokasta uutta tietoa, jonka perusteella on helppo reagoida muuttuneisiin olosuhteisiin.

Tehottomuus ja innostuksen puute voivat johtua myös siitä, että joutuu tekemään jatkuvasti liian monia pieniä päätöksiä.  Aivojen päätöksentekoverkosto ei osaa priorisoida vaan väsyy, jos joutuu miettimään mihin hommaan sitä seuraavaksi tarttuisi.

Mitä tälle voi tehdä? No vaikka niin, että asettaa puhelimen ajastimeen 20 minuuttia, työntää puhelimen tarpeeksi kauas, ja tekee keskeytyksettä työtä, kunnes kello soi. Sitten 5 minuutin tauko ja sama uudestaan. Keskittyminen perustuu tietoiseen päätökseen sekä häiriötekijöiden hallintaan, ja mikä parasta: ajanhallinta on taito, jota voi opetella!